Da agenda ao processo
A audiência deixa de ser um evento de calendário e passa a ser um elemento do processo a que respeita.
Soluções
Do problema ao procedimento
Organizamos a resposta pelas dificuldades que as organizações sentem, e não pelo catálogo de serviços.
| O que ouvimos | O que está em causa | Resposta | Serviço |
|---|---|---|---|
| «Ninguém sabe quem regista o quê» | Os regulamentos exigem responsáveis designados e, nos modelos governamentais, pontos focais; a designação nem sempre existe ou não é conhecida | Matriz de responsabilidades e circuito de aprovação | Implementação Essencial |
| «Não sabemos se este contacto conta» | A lei exclui cinco situações, entre elas o exercício de direitos procedimentais e os pedidos de informação individualizados; sem critério escrito, cada serviço decide de modo diferente | Árvore de qualificação e tratamento de casos duvidosos | Implementação Essencial |
| «A informação está em agendas e caixas de correio» | As interações anteriores têm de ser reconstituídas a partir de fontes dispersas | Inventário, recuperação e normalização | Recuperação de Registos Históricos |
| «Registamos audiências, mas não as ligamos às iniciativas» | A pegada exige associar o contributo ao ato em preparação | Registo que relaciona interação, documento, entidade e iniciativa | Implementação Essencial |
| «Não sabemos o que podemos reservar» | A divulgação pode ficar reservada em casos sensíveis, mas a reserva tem de ser fundamentada e, em alguns regulamentos, o registo sumário mantém-se | Circuito de análise e fundamentação, sujeito a validação jurídica | Implementação Essencial |
| «Não sabemos por onde começar» | Falta uma fotografia do ponto de partida | Relatório, matriz de lacunas e plano de ação | Diagnóstico de Prontidão |
| «Implementámos, mas ninguém verifica» | Registos e publicações deixam de corresponder; o relatório anual fica por fazer | Verificações periódicas e relatório anual | Acompanhamento Recorrente |
| «Pedimos audiências e não sabemos o que foi publicado» | Os representantes devem indicar número RTRI, entidade representada e objeto, e podem pedir a regularização de publicações omissas | Registo interno e verificação das publicações | Dossiê de Transparência para Representantes |
Necessidades de transformação
Por trás das dificuldades imediatas há três mudanças de fundo que as organizações têm de fazer.
Da memória à evidência
O que hoje depende de quem esteve presente passa a constar de um registo que outra pessoa consegue verificar.
Do cumprimento à avaliação
O relatório anual obriga a medir: quantas interações, com que completude, com que dificuldades.
O que não fazemos
- não representamos interesses junto de entidades públicas nem prometemos acesso ou influência;
- não vendemos uma plataforma como substituto dos registos oficiais;
- não decidimos o que a entidade publica: a validação e a publicação são sempre da entidade cliente;
- não apoiamos, no mesmo assunto, uma instituição pública e os interesses privados que a contactam.
Esta última regra é a condição de credibilidade do serviço. Antes de cada proposta fazemos uma verificação de conflitos de interesses.
Reconhece alguma destas situações?
Descreva-nos o caso em poucas linhas. Respondemos com o serviço adequado e o passo seguinte.